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Asesoría y seguimiento

Si ud pertenece a una oficina de nivel de sede, debe contactar a la respectiva unidad de gestión documental de su sede.

Capacitación en Gestión Documental

Para garantizar el conocimiento del esquema de organización en la Universidad por parte de sus integrantes.

Elaboración o Actualización
de TRD

Instrumento archivistico esencial para la organización de archivos de gestión de la Universidad.




Transferencias y Eliminaciones Documentales

Para documentos producidos por la Universidad en uso de sus funciones y que se encuentren consignados en las TRD.

Interventoría a los Contratos de Organización Documental

A través de planes de trabajo específicos y del seguimiento a los contratos de organización de archivos de gestión.

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Gestores del Saber

“Gestores del Saber” se plantea bajo la reflexión y la necesidad de visibilizar y rescatar el acervo documental de docentes, administrativos y estudiantes que se han convertido en gestores del conocimiento de la Universidad Nacional de Colombia y en el país. Busca a través del desarrollo de cada programa, poner en valor el legado de un compendio de estos personajes notables; hombres y mujeres que en su trasegar en la Institución y en sus diferentes áreas de especialidad, aportaron desde el pensamiento moderno a la construcción del proyecto de nación desde la academia.

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Pioneros del saber

“Pioneros del Saber” se plantea bajo la reflexión y la necesidad de visibilizar y rescatar el acervo documental de pioneros del conocimiento de la Universidad Nacional de Colombia en el país y busca a través del desarrollo de cada programa, poner en valor el legado de un compendio de personajes notables; hombres y mujeres que en su trasegar en la Institución y en sus diferentes áreas de especialidad, aportaron desde el pensamiento moderno a la construcción del proyecto de nación desde la academia.

Resalta también sus aportes desde diversos proyectos, y como fueron concluyentes para la instauración de la U.N. en el país, como proyecto político y educativo.

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1936 – 1964

En la introducción se menciona; “Para un mejor desarrollo del texto se dividió en dos grandes periodos, el primero al que llamaremos antecedentes y que a su vez se divide en dos subperiodos (1867-1934 y 1935-1964)…” pero este primer subperiodo no se contempla a la hora de graficar la estructura para esa primera subdivisión de 1867-1934, según la información consignada en el inventario, existe documentación desde el año 1905, por ello es importante ilustrar e incorporar la estructura que aplicaría para estos años como parte de los antecedentes históricos que precedieron el desarrollo de la facultad.

Por otro lado, esa segunda división de 1935-1964 que se menciona, al ver el cuadro reseñado en el mismo documento tiene fechas de 1936-1964, al comparar esto con lo establecido en los Cuadros y las TVD se encuentra una inconsistencia, según los Cuadros de Clasificación, los cortes de los periodos son los siguientes; 1935, 1936, 1937, 1938-1964, 1965-1977, 1978-1985, y 1986-1997, entonces se ve que en la Historia Institucional se toma como un primer periodo de 1936-1964, mientras que la información de los Cuadros y las TVD muestran que se tomaron como periodos independientes 1935, 1936 y 1937 y uno conformado desde 1938-1964, por lo anterior se deben realizar los ajustes del caso para que haya corresponsabilidad entre la información de los diferentes documentos del proceso.

1965 – 1977

El cuadro de la Historia Institucional que muestra la estructura para este periodo referencia el Conservatorio, pero en el Cuadro de Clasificación esta como Departamento de Música Conservatorio, según lo escrito en este ultimo se dice; “El Acuerdo 50 de 1967 modifica la organización del Departamento de Música así: Sección Básica, Sección Pedagógica, Sección Conservatorio y Sección Superior.”, es decir que hay inconsistencias en los dos caso según la misma norma, las denominaciones deben coincidir en Historia Institucional, Cuadros, Tablas e Inventario Documental tomando como fuente primaria las normas.

Otro dato que hace falta es la inclusión del Centro de Información Documental CIDAR, el cual no esta en el cuadro reseñado en la Historia Institucional, dato importante teniendo en cuenta que existe documentación de esta dependencia del año 1977.

1978 – 1985

En este periodo sucede la misma situación con el Conservatorio, en Cuadro de Clasificación esta como Departamento de Música Conservatorio, además figuran las Secciones Instrumental y Teóricas, cuyas denominaciones en el cuadro de la Historia Institucional son: Sección de Instrumentos y Sección de Básicas y Teóricas, revisar las normas y colocar las denominaciones correspondientes que deben coincidir en toda la información.

El Cuadro de Clasificación contiene una dependencia con la denominación Dirección de Carreras, según este la relaciona con el Acuerdo 10 de 1978, revisando la norma esta solamente menciona la creación de la Carrera de Diseño Industrial, en el cuadro de la Historia Institucional no esta esa dependencia, revisar si realmente existió y con que norma de creación.

Otro factor que es evidente, es la pequeña diferencia que existe entre las unidades que conforman el Centro Hábitat de Colombia, mientras que en la Historia Institucional se mencionan como Unidades Operativas, en el Cuadro de Clasificación están como Unidades de Coordinación, revisar y ajustar.

1986 – 1997

Vicedecanatura Académica, Secretaria Académica, Asistencia Administrativa en Cuadro de Clasificación, Vicedecantura, Secretaria, Unidad Administrativa en cuadro de Historia Institucional.

Es curioso pero se relaciona la Vicerrectoria de Estudiantes y Bienestar Universitario en la Historia Institucional y en el Cuadro de Clasificación como parte de la facultad, pero esta dependencia hace parte de la estructura administrativa del nivel nacional, según el Acuerdo 44 de 1986 en las facultades se crearan Vicedecanaturas de Estudiantes y Bienestar Universitario, esta debe ser la denominación correcta.

Igual que en los anteriores periodos, se presenta la inconsistencia con la denominación del Conservatorio de Música.

El Departamento de Dibujo pasó a ser Departamento de Expresión, al igual que Planificación Urbana paso a ser Departamento de Urbanística según Acuerdo 80 de 1987, en el Cuadro de Clasificación figuran las cuatro denominaciones, revisar y ajustar.

En el Cuadro de Clasificación figuran las siguientes dependencias las cuales no aparecen en el cuadro de la Historia Institucional: Área Curricular de Arquitectura, Área de Artes Plásticas; Carrera de Diseño Grafico, Área de Música; Composición Musical, Dirección, Instrumento, Canto, Pedagogía Musical, Área de Diseño; Carrera Diseño Industrial, Área de Artes Visuales y Escénicas; Carrera Cine y Televisión.

En el Cuadro de Clasificación esta la Dirección Académica de Programas Curriculares, pero en la Historia Institucional figura como Dirección Académica de Áreas Curriculares.

El Cuadro de Clasificación tiene una estructura para el Centro Hábitat de Colombia, la cual no se contempla en la Historia Institucional.

Se puede percibir en este periodo que no se planteo de forma clara la estructura orgánica propuesta, hay inconsistencias en la información siendo que tiene que corresponder la una con la otra, es preciso revisar a partir de las normas y ajustar para que la información sea consistente en todos los casos.

Es importante que la información consignada en la Historia Institucional corresponda con lo desarrollado en los Cuadros de Clasificación, las Tablas de Valoración y los Inventarios Documentales, se supone que la Historia Institucional es insumo para realizar y abordar los otros procesos, al encontrar diferencias parece que se hubieran trabajado de forma independiente la información, vale aclarar que todo debe estar sustentando a través de los actos administrativos y las normas generales que reflejan la transformación que ha tenido la universidad en sus diferentes etapas orgánicas..