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Asesoría y seguimiento

Si ud pertenece a una oficina de nivel de sede, debe contactar a la respectiva unidad de gestión documental de su sede.

Capacitación en Gestión Documental

Para garantizar el conocimiento del esquema de organización en la Universidad por parte de sus integrantes.

Elaboración o Actualización
de TRD

Instrumento archivistico esencial para la organización de archivos de gestión de la Universidad.




Transferencias y Eliminaciones Documentales

Para documentos producidos por la Universidad en uso de sus funciones y que se encuentren consignados en las TRD.

Interventoría a los Contratos de Organización Documental

A través de planes de trabajo específicos y del seguimiento a los contratos de organización de archivos de gestión.

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Gestores del Saber

“Gestores del Saber” se plantea bajo la reflexión y la necesidad de visibilizar y rescatar el acervo documental de docentes, administrativos y estudiantes que se han convertido en gestores del conocimiento de la Universidad Nacional de Colombia y en el país. Busca a través del desarrollo de cada programa, poner en valor el legado de un compendio de estos personajes notables; hombres y mujeres que en su trasegar en la Institución y en sus diferentes áreas de especialidad, aportaron desde el pensamiento moderno a la construcción del proyecto de nación desde la academia.

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Pioneros del saber

“Pioneros del Saber” se plantea bajo la reflexión y la necesidad de visibilizar y rescatar el acervo documental de pioneros del conocimiento de la Universidad Nacional de Colombia en el país y busca a través del desarrollo de cada programa, poner en valor el legado de un compendio de personajes notables; hombres y mujeres que en su trasegar en la Institución y en sus diferentes áreas de especialidad, aportaron desde el pensamiento moderno a la construcción del proyecto de nación desde la academia.

Resalta también sus aportes desde diversos proyectos, y como fueron concluyentes para la instauración de la U.N. en el país, como proyecto político y educativo.

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El Archivo Universitario de la Universidad Nacional de Colombia es el conjunto de documentos, procesos, dependencias, sistemas y órganos de dirección, que tienen como finalidad servir de testimonio sobre la historia del Alma Máter y garantizar la organización, preservación y servicio de sus fuentes documentales al usuario interno y externo. La documentación que compone el acervo documental de la Universidad es de carácter público, en los términos definidos en la legislación colombiana, en particular en la Constitución Nacional y la Ley General de Archivos. Este Fondo Documental está conformado por los documentos producidos por la Universidad Nacional desde su creación (1867) y por los que se integran a este como resultado de donación o legado. Distribuido en siete sedes y un nivel de dirección nacional, en las ciudades de Arauca, Bogotá, Leticia, Manizales, Medellín, Palmira y San Andrés. Contribuye a la identidad nacional, siendo fuente primaria para la historia institucional, la toma de decisiones y la rendición de cuentas a la sociedad.

Es misión del Archivo Universitario Garantizar la correcta administración del Patrimonio Documental de la Universidad, con fundamento en sus políticas de archivo con el fin de mantener el acervo documental institucional organizado, conservarlo en las mejores condiciones técnicas, archivísticas y arquitectónicas, difundirlo y servirlo respetando los principios constitucionales y la especial naturaleza de la Universidad Nacional.

Se propone posicionarse como un modelo de archivo público universitario, y contribuir al desarrollo archivístico de este sector de la educación.

Por consiguiente, el Archivo de la Universidad Nacional de Colombia tendrá los siguientes objetivos como marco de su función y metas:

  1. Organizar y facilitar el acceso al acervo documental de la Universidad y servirlo a su comunidad académica y a la comunidad en general.
  2. Garantizar la preservación y divulgación de la memoria documental de la Universidad desde su creación y a lo largo de sus transformaciones y generar sentido de pertenencia.
  3. Contribuir al cumplimiento de la misión universitaria fortaleciendo la gestión académica y administrativa mediante el desarrollo de una gestión documental pertinente.
  4. Generar nuevos vínculos sociales, culturales y académicos en torno a la producción, protección, preservación, uso y difusión del patrimonio documental universitario.
  5. Desarrollar el Sistema de Archivos de la Universidad como la estructura básica de la administración de sus archivos.
  6. Enriquecer el patrimonio documental de la Nación.

Sistema de archivos de la Universidad Nacional de Colombia

Es un modelo organizacional diseñado específicamente para la administración de los archivos y la información documental de la Universidad. Se basa en tres conceptos archivísticos básicos: Principio de Procedencia, Orden Natural y Ciclo Vital de Documento. (Redacción de A. Vargas).

La administración de los documentos en el Sistema de Archivos está estructurada en tres fases reguladas por las Tablas de Retención y de Valoración Documental:

  • Archivos de Gestión: Fase compuesta por los documentos que conservan temporalmente las oficinas de cada sede por concepto de trámite o consulta permanente.
  • Archivos Centrales: Fase diseñada para agotar los valores primarios de los documentos, centralizar los archivos de gestión y garantizar su preservación organizada y acceso. Esta fase es administrada por la respectiva oficina de archivo de Sede o Secretaría de Sede de Presencia Nacional.
  • Archivos Históricos: A esta fase sólo acceden los documentos de valor histórico, cultural o testimonial que han agotado sus tiempos de retención en el Archivo Central. Esta fase es administrada por la respectiva oficina de archivo de Sede o Secretaría de Sede de Presencia Nacional.


Figura 1. Lógica del Sistema de Archivos de la Universidad Fuente: Documento base para la elaboración e indicadores de archivo, Unidad Nacional de Archivo, 2003.


 

Estructura del sistema de archivos de la Universidad Nacional de Colombia

En el Nivel Nacional:

El Consejo Superior Universitario.
El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
La Rectoría General.
La Secretaría General.
La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

En el Nivel de Sedes:

El Consejo de Sede.
El Comité de Gestión Documental de la Sede.
La Vicerrectoría de Sede.
La Secretaría de Sede.
La Unidad de Archivo (División, Sección o Grupo).

En el Nivel de Facultades:

El Consejo de Facultad.
La Decanatura.
La Secretaría de Facultad.