Escudo de la República de Colombia

Oficina Nacional de Gestión
y Patrimonio Documental


1) Asesoría y Seguimiento para Organización de Archivos de Gestión

...

Ramón García Piment

Jefe
Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental ofrece a todas las oficinas del Nivel Nacional el acompañamiento en la organización de archivos de Gestión y en general en todas las gestiones documentales. Para tal fin se ha creado y estandarizado los siguientes servicios:


Si ud pertenece a una oficina de nivel de sede, debe contactar a la respectiva unidad de gestión documental de su sede. Si tiene problemas puede contactarnos en el siguiente: Formulario

Acompañamiento en Organización de Archivos



2) Capacitación en gestión documental

...

Claudia Romero V.

Asesora
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Uno de los objetivos fundamentales de la gestión y patrimonio documental es la garantía de conocer el esquema de organización de la institución por parte de sus integrantes, razón por la cual se busca que exista un programa de capacitación único para la entidad en cual se encuentra en línea por cada uno de los componentes de la gestión y patrimonio documental.
Adicionalmente, la ONGPD (Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental) ofrece capacitaciones mensuales en aplicación de TRD dirigidas al personal que organiza archivo en las oficinas del nivel Nacional.


3) Elaboración/Actualización de TRD

...

Francisco Becerra S.

Profesional Universitario
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Las Tablas de Retención Documental de la Universidad se constituyen en la herramienta más importante para la organización de los archivos de gestión de la Universidad. Este instrumento archivístico es elaborado y/o actualizado a través de un procedimiento estandarizado para la Universidad en todos los niveles.
Únicamente el Comité Nacional de Gesitón y Patrimonio Documental es el cuerpo colegiado que crea o aprueba ajustes a las TRD, no obstante lo anterior, las oficinas productoras documentales pueden solicitar ajustes a las TRD cada vez que exista un cambio normativo, procedimental o de funciones en cada dependencia.

Solicitud Actualización TRD

Se pueden realizar solicitudes de Actualización de TRD cuando el jefe de la oficina considere que puede existir cambio en uno de estos items:


Solo se reciben solicitudes de actualización de TRD revizadas íntegramente por oficina y no estidiando series documentales individuales.

Para acceder a la solicitud, previamente se debe llenar la matriz integral de análisis de TRD, donde se estudia la relación de las series documentales con soporte normativo y con procedimiento de calidad de la Universidad, los cuales incluyen los formatos de calidad.

  1. Descargue la matriz y guía de análisis integral de TRD.
  2. Formato de solicitud de Actualización de TRD.
  3. Envíe la solicitud de actualización de TRD a la comisión de Gestión Documental de la Sede.

4) Transferencias y Eliminaciones Documentales

...

Ingri Johanna Soto Q .

Técnico
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

El servicio de Transferencias  y Eliminaciones documentales en la Universidad Nacional de Colombia se aplica a los documentos que han sido generados o producidos por la Universidad Nacional de Colombia en uso de sus funciones y que se encuentren consignados en las Tablas de Retención Documental. Para ellos aplican los tiempos de retención documental y disposición final  que se encuentre en las TRD de cada oficina productora de documentos.

Para cada servicio se ha diseñado un procedimiento específico. El cual puede ser consultado de la siguiente manera:

Transferencias Documentales

Con el fin de descongestionar los archivos de las oficinas de la Universidad Nacional, se tiene activado desde el 2007 el servicio de transferencia de documentos que hayan cumplido sus tiempos de retención en los archivos de gestión. Las transferencias se realizan a los archivos centrales de la institución ubicados en las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Orinoquía, Amazonas y Caribe.

Los archivos de gestión de las oficinas del Nivel Nacional y de la Sede Tumaco son transferidos al archivo central de la Sede Bogotá.

Para acceder a los servicios de transferencia documental siga los siguientes pasos.

  1. Verifique los tiempos de retención segun las TRD.
  2. Organice los archivos de gestión de su oficina.
  3. Aliste los archivos a transferir y registre en el inventario documental.
  4. Solicite la transferencia y registre el inventario documental.
  5. Conozca el procedimiento y formatos asociados a transferencias y eliminaciones.

Eliminaciones Documentales

Las eliminaciones de documentos de gestión de la universidad únicamente pueden ser tramitadas a través de los comités de gestión documental de las sedes y ellos reenvían la solicitud junto con un conceptoo ante el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental quien en última instancia apruebe la eliminación previa verificación de requisitos y publicación en web de los inventarios.
Una vez aprobado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental se puede proceder a la destrucción física mediante picado.


Precaución: únicamente las unidades de gestión documental de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira y las Secretarías de Sede de presencia nacional pueden destruir físicamente los documentos, con los soportes y autorizaciones anteriormente estipuladas. La destrucción de material de archivo de la institución por otras dependencias acarrea sanciones disciplinarias y destitución.

Para solicitar la eliminación documental siga los siguientes pasos (no se pueden hacer simultáneamente):

  1. Verifique la disposición final de las series documentales.
  2. Organice los archivos de gestión separando los documentos a eliminar.
  3. Aliste los archivos a eliminar y registre en el inventario documental.
  4. Solicite la eliminación documental.
  5. Observe la publicación en web de los inventarios a eliminar.
  6. Conozca el procedimiento y formatos asociados a transferencias y eliminaciones.

Depuración Documental

La depuración documental consiste en la destrucción física de documentos copia, cuyos originales se encuentran organizados según las TRD y documentos de apoyo que no correspondan a la gestión dela oficina.

  • Para destruir físicamente los archivos depurados y los de apoyo, debe verificar que no se encuentren como tipos documentales de las series documentales de su oficina, o que se encuentren repetidos como copia idéntica.
  • Posteriormente el jefe de la oficina debe enviar la solicitud al jefe de la Oficina de Gestión Documental de la sede respectiva (o al jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental para el caso de oficinas del nivel Nacional), indicando el volumen de material a destruir medido en cajas de archivo x 100.
  • No requiere foliar ni realizar inventario documental para este procedimiento.

5) Interventoría a los Contratos de Organización Documental

Norberto Ospina.

Profesional Especializado
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental ofrece a las Oficinas del Nivel Nacional, el seguimiento y acompañamiento puntual para poder organizar los archivos de gestión de las oficinas productoras de documentos.
Para tal fin se cuenta con el diagnóstico del estado de avance de cada oficina del Nivel Nacional y la proyección de organización de las mismas a través de planes de trabajo específicos y del seguimiento a los contratos de organización de archivos de gestión de las dependencias que así lo hayan solicitado.

Para visualizar el estado de avance de la organizacioón de Archivos de gestión de la oficina que tenga inverventoría por parte de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, por favor inicie con su usuario y contraseña de docente o administrativo:

6) Conceptos, asesorías y relaciones interinstitucionales


Redescubre la Memoria

Programa de donación documental

El programa dE recuperación del patrimonio documental de la Universidad Nacional de Colombia, busca contribuir con la memoria y patrimonio que se ha venido construyendo desde los antecedentes e inicios de la Universidad Nacional de Colombia desde 1867, con el fin de que dicha instauración del proyecto nación se vivifique como retrospectiva de los hechos relevantes que han dejado una huella imborrable sobre la historia colombiana.


Portal de Archivos Universitarios y de instituciones de la memoria de Latinoamérica

Proyecto Pau

El Portal de Archivos Universitarios y de instituciones de la memoria de Latinoamérica es un proyecto destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Histórico Documental de un conjunto de instituciones universitarias y centros de memoria, tanto públicas y privadas que se encargan de conservar sus archivos en una red digital que permita la accesibilidad, unificación y desclasificación de la información para servicios de la investigación.