Escudo de la República de Colombia

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Ignacio Mantilla Prada

Rector

Catalina Ramírez Gómez

Secretaria General

Ramón García Piment

Jefe, Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Fecha de Elaboración: 25/06/2014
Fecha de Aprobación: 22/08/2014
Fecha de Publicación: 22/09/2015
Fecha de Vigencia: 01/2015 a 12/2018

Claudia Romero Velásquez

Elaboración del Programa de Gestión Documental

La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental  presenta trianualmente el programa de Gestión Documental de la universidad el cual debe ser aprobado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y publicado en la página web de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. El objetivo del PGDUN es impartir instrucciones en las que se formule y documente el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos y se  detallan las operaciones para el desarrollo de la Gestión documental de la Institución, con énfasis en agregar valor a la gestión documental de la institución, en apoyar la transparencia, el acceso a la información, un mayor aprovechamiento de las tecnologías de información y la salvaguarda de la memoria de la institución. Será implementado a través del Plan Institucional de Archivo de la Universidad: PINAR.

Para la elaboración del programa de Gestión documental de la Universidad Nacional debe interactuar armónicamente por la alta dirección a través del Plan Global de Desarrollo, la oficina Nacional de Planeación, la oficina Nacional de Control Interno, la oficina de Calidad, la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo, la Dirección Nacional de Informática y Telecomunicaciones, Unimedios, y la Oficina Jurídica Nacional, o las oficinas que hagan sus veces.

Alcance

Comprende todos los documentos e información física y/o electrónica a tenientes a la actividad de la Universidad Nacional de Colombia, producidos por ella en uso de sus funciones, o por terceros de naturaleza pública o privada, que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado, fusión, comodato o encargo, que se encuentren ubicadas en las sedes de la Universidad Nacional, con alcance a todas las oficinas productoras de documentos, archivos centrales e históricos de la institución.

DESARROLLO DEL PGD A TRAVES DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

El Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia corresponde al conjunto estructurado de la totalidad de oficinas, cuerpos colegiados, unidades administrativas y académicas, productoras de documentos, componentes de índole archivística, técnica, y jurídica y de la Universidad quienes de manera sistémica ejecutan la Política de Gestión y Patrimonio Documental Institucional, al ser responsables de la documentación resultante de su gestión.

RESPONSABLES

Dentro del marco del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio documental de la universidad, se otorga responsabilidades que encamina en buen desarrollo de los objetivos.

Dirigen:

1. Consejo Superior Universitario: Al ser el máximo organismo de la institución, otorga las directrices generales que le encomiende el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. >

2. Rectoría: Expide reglamentos generales en materia de la Gestión y Patrimonio Documental.

3. Secretaría General: Dirige y vigila el desarrollo de las políticas y reglamenta guías, protocolos de la Gestión Documental, lineamientos y aprobación de instrumentos de archivo, además presenta y guía los proyectos de Gestión y Patrimonio Documental para que sean incluidos en el Plan Global de Desarrollo de la Universidad Nacional de Colombia como programa de Gestión documental de la Institución. >

Asesoran:

1.  Comité del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental o cuerpo colegiado que haga sus veces: Aprueba los lineamientos y políticas  relacionadas con la articulación, administración y mejoramiento de los sistemas de Gestión Documental con el sistema de calidad y la incorporación de tecnologías de la información, con un enfoque sistémico.

2.  Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental: Asesora  a  las  autoridades  correspondientes  en  la  formulación, aplicación de políticas, normas,  directrices en  materia de  Gestión y Patrimonio Documental. Las  responsabilidades se encuentran consignadas en la Resolución de Rectoría 316 de 2014.

3.  Oficina Nacional  de Gestión y Patrimonio Documental: Propone, implementa y>  difunde las políticas de Gestión y patrimonio documental de la institución. las responsabilidades se encuentran  consignadas  en  la  Resolución de Rectoría 316 de 2014.

Coordinan:

1.  Secretarías de Sede: Aseguran el funcionamiento del archivo de la Sede así como la implementación de estrategias para garantizar el desarrollo en aspectos económicos y de talento humano y garantizan el cumplimiento de las directrices en materia de Gestión y Patrimonio Documental de la Sede. 

2.  Unidades de Gestión Documental de Sede y Secretarias de Sede de Presencia Nacional. Planean, programan, ejecutan los programas y proyectos de Gestión documental de acuerdo a los lineamientos y políticas del equipo asesor. Además administran el Archivo Central e Histórico recibiendo las  transferencias documentales teniendo como  soporte legal las actas de transferencia.

Garantizan  el  acompañamiento, control, monitoreo y  seguimiento de la  organización de  los  Archivos de  Gestión  de la  Oficinas  Productoras  Documentales para  propiciar el desarrollo de la Gestión Documental de las Sedes

Velan por mantener adecuadas las instalaciones locativas y/o  construcciones de espacios para la conservación adecuada para  resguardar  los archivos Centrales e Históricos.

Organizan los depósitos de archivo según los lineamientos dados por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y a  su vez controla las condiciones ambientales para  garantizar la  adecuada  conservación de los documentos en sus diferentes soportes. Atienden las consultas que se formulen, con respuesta oportuna.

Ejecutan las eliminaciones documentales de cada Sede de manera  exclusiva en la institución, aplicando para ello, el procedimiento  aprobado para tal fin.

Verifican, avalan el estado y buen uso de los archivos satélites que  sean avalados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y realizan el seguimiento de aquellos que han sido deshabilitados por este ente, garantizando el uso apropiado de los espacios de archivo de la Sede, para  ello se debe generar un informe anual sobre el seguimiento correspondiente.

Ejecutan:

1.  Oficinas productoras de documentos: Corresponde a las oficinas que producen los documentos (que tengan acto administrativo de creación y de delegación de funciones), y encargadas de la aplicación y organización los archivos de Gestión, según lo estipulado en las Tablas de Retención Documental  (TRD) vigente y correspondiente, sin detrimento de aplicar las TRD anteriores a documentos que no hayan sido transferidos a los archivos centrales; además deben poner a su disposición  la consulta de los archivos activos que estén en su resguardo, diligencian y solicitan las transferencias documentales primarias y se encargan de dar cumplimiento de la metodología de archivo asignada por el equipo asesor para prestar el servicio adecuado.

Encargadas de  mantener  los  inventarios  actualizados  de  los Archivos de Gestión.

La organización documental se adelantará progresivamente y de acuerdo a la planeación de las Unidades de  Gestión  Documental de  las sedes por un tiempo no mayor a tres años de aprobada la presente reglamentación.

2.  Jefes de las Oficinas productoras documentales: Son los responsables de la organización y custodia de la documentación elaborada en uso de las funciones de la dependencia y encargados  de estimular la apropiación en la organización de los archivos a los  funcionarios o contratistas encargados del manejo documental de su área y les corresponde asumir la protección, conservación, guarda y  confidencialidad (cuando sea el caso), de la documentación de los  archivos de Gestión a través de inventarios documentales actualizados  anualmente.

3.  Funcionarios y contratistas Con sujeción a la normatividad vigente y aplicable, los servidores de la universidad y los contratistas vinculados a ella, realizarán las actividades que les corresponda en relación con la guarda y organización de los documentos que tengan bajo su responsabilidad y deben entregar al desvincularse del cargo y/o finalizar la ejecución contractual los documentos e inventarios de los mismos, previo aval del Jefe de la Unidad de Archivo de sede Correspondiente. Esta responsabilidad deber cumplirse respecto de los documentos y archivos en cualquier medio tanto en soporte papel como electrónico.

Evalúan:

1.  Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental: Garantizar la regulación, control y monitoreo del desarrollo de la Gestión del Patrimonio y Documental en la Universidad. Se genera en todos los niveles evaluaciones en la ejecución del Sistema de  Gestión  y  Patrimonio Documental y así estimular planes de mejoramiento que permitan innovar y transformar las buenas prácticas en el cuidado del Patrimonio y el desarrollo del Sistema de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia. Los paramentos de  evaluación  son impartidos por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y se aplica en  las  visitas a las oficinas  productoras documentales con los entes  que  evalúan, con base  en la reglamentación interna y externa, que permitan evidenciar la implementación  de las  normas en el sistema.

Lineamientos para los procesos de gestión documental de la Universidad Nacional de Colombia

Con el fin de implementar el SNGPD en la Institución, se definen los propósitos de acuerdo a los capítulos de Patrimonio Documental; Gestión Documental; Gestión Documental Electrónica y Gestión de Comunicaciones Oficiales.

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Concepto. El Patrimonio documental de la Universidad se refiere a aquellos documentos que reflejan el testimonio de los hechos enmarcados en una época significativa del país y en particular para la Universidad Nacional de Colombia y se constituye por todas aquellas manifestaciones registradas que dan cuenta de la evolución del pensamiento, desarrollo, descubrimientos y logros de una sociedad a través de pioneros del saber que unen el pasado con el presente y fomenta la creación de los vínculos entre ellos. El patrimonio documental está representado por:

En ese sentido la Universidad Nacional de Colombia se suma a la adopción del país de las cartas y convenciones internacionales que fortalecen la noción de patrimonio documental y promueven su salvaguardia, protección conservación, sostenibilidad y divulgación por parte de los estados.

De igual manera, se adopta lo establecido en el decreto 1515 del 19 de junio de 2013 de la Presidencia de la República que le da la potestad de custodia de archivos y documentos con valor histórico a la Universidad Nacional de Colombia, entre otras (Articulo 6. Parágrafos 1 y 2).

Programa de Protección del Patrimonio. El Programa de Protección del Patrimonio Documental de la Universidad Nacional contribuye a la recuperación, protección, rehabilitación y difusión de la memoria de la Universidad Nacional que se encuentra en los fondos documentales de las sedes y en colecciones recibidas o externas a la institución, a través de la y obtención de colecciones documentales de personajes e instituciones que pertenecieron a la Universidad Nacional de Colombia, a través de la creación de mecanismos de reconocimiento y protección del patrimonio cultural, como son de registros internacionales, declaratorias de bienes de interés Cultural (BIC) conformación de portales de archivo interinstitucionales, planes de difusión y divulgación del patrimonio documental centralizados por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, acordes a los lineamientos mundiales que permitan posicionar y mantener la memoria documental de la institución con el mayor estándar de calidad por medio de un único registro nacional de colecciones documentales de la Universidad Nacional de Colombia. Dicho patrimonio fundamenta la institucionalidad y la identidad de la Universidad Nacional de Colombia como parte de la memoria colombiana.

Los propósitos del programa se concretan en:

  1. Identificación del Patrimonio Documental de la Universidad Nacional: Construcción de una lista indicativa de los archivos históricos y colecciones patrimoniales de la universidad.
  2. Integración del Archivo Histórico de la Universidad Nacional al Patrimonio Documental del país. Conforme a lo dispuesto en el artículo 7 del decreto 1515 de 2013. Sin que la integración implique una transferencia secundaria al Archivo General de la Nación.
  3. Documentación A través de una guía actualizada de criterios y procedimientos para el registro de las colecciones y archivos históricos de la Universidad Nacional en un registro nacional de colecciones y archivos históricos de la UN.
  4. Valoración y significación cultural de la documentación: Valor histórico: El bien posee valor histórico cuando se constituye en documento o testimonio para la reconstrucción de la historia de la Universidad Nacional de Colombia, así como para el conocimiento científico, técnico o artístico. Es la asociación directa del bien con épocas, procesos, eventos y prácticas políticas, económicas, sociales y culturales, grupos sociales y personas de especial importancia en el ámbito mundial, nacional, regional o local. Valor estético: El bien posee valor estético cuando se reconocen en éste atributos de calidad artística, o de diseño, que reflejan una idea creativa en su composición, en la técnica de elaboración o construcción, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo. Este valor se encuentra relacionado con la apreciación de las características formales y físicas del bien y con su materialidad. Valor simbólico: Un bien posee valor simbólico cuando manifiesta modos de ver y de sentir el mundo. El valor simbólico tiene un fuerte poder de identificación y cohesión social. Lo simbólico mantiene, renueva y actualiza deseos, emociones e ideales construidos e interiorizados que vinculan tiempos y espacios de memoria. Este valor hace referencia a la vinculación del bien con procesos, prácticas, eventos o actividades significativas para la memoria o el desarrollo constante de la comunidad.
  5. Registro nacional de colecciones y archivos históricos de la Universidad. El cual incluye el inventario específico de cada uno de los archivos y documentos de valor histórico de la Universidad Nacional de Colombia, este inventario facilita el conocimiento, la valoración, la apropiación social del patrimonio cultural y el fortalecimiento de la Gestión del Patrimonio de la institución.
  6. Proposición de la Declaratoria de bienes documentales como bienes de interés cultural, para los documentos y archivos que se consideren deban ser incluidos. Entendiendo la Declaratoria de un bien material como de interés cultural como el acto administrativo mediante el cual las autoridades competentes, determinan que un bien o manifestación del patrimonio cultural de la nación queda cobijado por el régimen especial de protección de salvaguardia contemplado por la ley, en particular en lo dispuesto en la Resolución 983 de 2010 del Ministerio de Cultura que establece los requisitos generales y específicos para solicitar la declaratoria de BIC; define a la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura como la instancia competente ante la que se formula la solicitud.
  7. Red de archivos históricos de la universidad: Contiene la información de identificación, localización, características físicas, valoración, bibliografía y consulta, dicha herramienta garantiza la actualización y gran impacto de la información. Esta red de información podrá ser compartida con otras entidades de la memoria tanto nacional como internacional.
  8. Establecimiento de plan especial de manejo y protección de los bienes patrimoniales  documentales de la Universidad Nacional (PEMP UN): que corresponde al proceso que garantice la conservación y salvaguarda del patrimonio documental de la Universidad de manera integral, se articula con los demás programas previstos para tal fin, para la gestión documental de la Universidad y se encontrará actualizado en el programa de gestión documental de la Institución. El PEMP UN es el instrumento por medio del cual se establecen las acciones necesarias para garantizar su protección y sostenibilidad en el tiempo.

Programa de difusión- sensibilización de Gestión y Patrimonio Documental: Fomenta un canal de accesibilidad permanente y universal, por medio de planes de medios que fomenten el conocimiento y difusión del patrimonio; dicha puesta se reflejara en piezas comunicacionales utilizando medios de comunicación radio, prensa, redes sociales y televisión, o comunicaciones institucionales carteleras, página web exposiciones documentales entre otros.

Todo esto, con el objetivo de establecer el enlace academia y archivo que permita crear el acercamiento en la Gestión del conocimiento generando valor a partir de esta y que permitan el desarrollo de proyectos de investigación, extensión, publicaciones y relaciones interinstitucionales a favor de la Gestión Documental, Gestión de la Información y Gestión del Conocimiento. Los encargados de fomentar el programa serán los Jefes de las oficinas de gestión documental de las sedes y el Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental cuando articule bienes de más de una sede o que sean considerados de interés nacional.

Programa de rescate del patrimonio. Vela por la conservación tanto del patrimonio documental, como de la Gestión documental a partir de el diseño, ejecución y actualización del Sistema Integrado de Conservación, que permita actividades encaminadas a entrelazar estrategias de preservación, conservación que sea viable según las necesidades y especificaciones de cada una de las sedes.

Sistema Integrado de Conservación. Es el conjunto de estrategias y acciones de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional, así como la disponibilidad de toda la documentación, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su Gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquiera de sus etapas de su ciclo vital.>

El sistema integrado de conservación comprende al menos los siguientes componentes:

Los programas de conservación, rescate, protección, difusión del patrimonio serán reglamentados por la Secretaria General a través de actos administrativos individuales, presentados y avalados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

Infraestructura física: Edificios y depósitos. Los depósitos y lugares destinados para resguardar los archivos de la Universidad deben cumplir con las especificaciones arquitectónicas, técnicas y ambientales reguladas por el Archivo General de la Nación.

La universidad propenderá por el desarrollo al más alto nivel de los estándares de calidad,  de condiciones físicas y ambientales para los depósitos de archivos centrales e históricos en las sedes donde el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio documental  las configure.

Para tal fin los archivos satélites, centrales e históricos de la universidad deben tener como mínimo las siguientes condiciones espaciales:

·  Estructura: la estructura de los espacios para almacenamiento  deben asegurarla seguridad, estabilidad de la infraestructura y mobiliario de archivo por lo que requiere que tengan estudios de vulnerabilidad sísmica y refuerzos estructurales que cuenten con una carga viva prevista mínima de 1.250kg/m2. La estructura debe ser de materiales pétreos ignífugos, preferiblemente en estructura aporticada, muros pantalla en concreto o mampostería estructural.

·  Espacialidad: los depósitos de archivos satélites, centrales e históricos de la  universidad no pueden ser superiores a 200 m2. En caso de requerir espacios mayores, se diseñarán o dispondrán celdas espaciales contiguas no mayores a esa área. Los depósitos de archivo no podrán contener áreas diferentes al destino de almacenamiento, por tanto no se pueden contemplar lugares de permanencia de funcionarios en las mismas áreas, ni almacenamientos diferentes a los documentales. Los espacios de consulta, organización, reprografía, oficinas administrativas deberán ser organizadas en espacios separados a través de muros pisó- techo que aíslen completamente los depósitos.

Los depósitos de archivo y en general los espacios destinados a organización, clasificación, consulta y reprografía de archivos deben contar con cerramientos ignífugos, preferiblemente pétreos que contengan aislamientos térmicos y ambientales  que se articulen con el plan de prevención y atención de desastres de la universidad.

No se permite la habilitación de espacios de archivo debajo de instalaciones sanitarias en pisos superiores, los cuales representan un riesgo de filtración de aguas elevado, así como instalación de gabinetes eléctricos, subestaciones eléctricas, gabinetes de cableado estructurado, racks y en general cualquier tipo de agentes que representen riesgo eléctrico en los depósitos. No es permitido que al interior de los depósitos se alterné el uso de servidores y archivos análogos.

Seguridad de las colecciones: Es de responsabilidad de los jefes de las oficinas de gestión documental de  sede la revisión anual del estado de la situación de las estanterías, el  acondicionamiento volúmenes frágiles y espaciales en contenedores adecuados y la identificación y marcación de las colecciones más valiosas para el caso de evacuación  de las mismas.

 Las condiciones de seguridad y acceso se encuentran contenidas en los documentos complementarios del sistema integrado de conservación.

GESTIÓN DOCUMENTAL.

Concepto. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, corresponde a la totalidad de la información y documentación producida perla entidades uso de sus funciones, independiente te ente del soporte en  el que se encuentre.

La información almacenada electrónicamente, es tratada en el título 4: Gestión documental electrónica.

Características: La Gestión documental se enlaza a la estructura del ciclo vital del documento, es decir los documentos desde su creación o recepción en la universidad y hasta su disposición final transitan por tres etapas archivísticas de acuerdo con sus usos y valores, Archivo de Gestión, Archivo central y Archivo Histórico. La administración del ciclo vital del documento se rige por las Tablas de retención documental.

En cada una de estas fases las oficinas encargadas de ejecutar la política archivística institucional realizarán las actividades que les corresponda para garantizar el cumplimiento de los fines de la Gestión documental.

Estructuración y Fases

  1. Archivos de Gestión: Son los que resguardan los archivos de cada una de las oficinas productoras de documentos, su uso y consulta es frecuente. Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su Gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora según las TRD vigentes, corresponde a los jefes de oficina mantener organizada e inventariada la documentación. Constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.Las oficinas productoras de documentos son todas y cada una de las oficinas que se  encuentren constituidas a través de un acto administrativo que las cree y le delegue funciones.
  2. Archivos centrales. Es la fase intermedia de la Gestión documental, se compone de los documentos que son transferidos desde los archivos de Gestión en el momento indicado en las Tablas de retención documental. Esta etapa está a cargo de la Unidad de Gestión documental de cada sede o Secretaría de sede en su defecto, quienes tienen a cargo los depósitos donde se almacena la información. Existe para cada sede de la Universidad Nacional un Archivo Central. Los documentos producidos por las oficinas del Nivel Nacional serán almacenados en el archivo central de la sede Bogotá una vez haya pasado el tiempo de retención en el archivo de Gestión. Las oficinas productoras de documentos deben entregar la totalidad de la documentación producida en uso de sus funciones al archivo central, de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD vigentes, el no entregar o información implicara sanciones disciplinarias. En ningún caso las oficinas productoras de documentos podrán conservar información de archivo de la entidad anterior a 1997 y que ya haya cumplido su tiempo de retención según la TRD vigente de la dependencia.
  3. Archivos Históricos. Es la última fase de la Gestión documental, en sus depósitos de agrupan y conservan de manera permanente los documentos que han adquirido valores de conservación histórica. Esta etapa está a cargo de las  Unidades de Gestión documental de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira. Los jefes de las Unidades de Gestión documental deberán realizar las transferencias documentales secundarias según lo contemplado en las TVD y TRD, y mantener un registro actualizado del procedimiento.

Archivos históricos de la universidad. Se conforman los archivos históricos en las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira. Los documentos de valor histórico de las Sedes Orinoquía, Amazonía, Caribe, Tumaco y las que se llegasen a crear, serán transferidos al Archivo Histórico de la Sede Bogotá, así como de los archivos de valor histórico que produzcan las oficinas del Nivel Nacional.

Conformación de archivos históricos El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental podrá conformar Archivos históricos en las demás sedes, verificando que existan condiciones de infraestructura, personal, y recursos adecuados para administrar y proteger el patrimonio documental de la sede y prestar servicios archivísticos a la comunidad; así mismo el Comité podrá suprimir Archivos históricos si las condiciones no son favorables y ordenar su inmediata transferencia a archivos históricos de la sede que defina.>

Conformación de archivos satélites . El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental conformará los Archivos Satélites en las sedes que lo soliciten verificando que existan condiciones de responsabilidad en custodia de los jefes de las oficina productoras, infraestructura, personal, así como recursos adecuados para administrar y proteger y administrar los archivos de Gestión; así mismo el Comité podrá suprimir Archivos satélites si las condiciones no son favorables y ordenar su inmediata transferencia a archivos de Gestión o Centrales de la sede que corresponda.>

Principios técnicos. La Gestión documental se desarrollará aplicando los principios técnicos de orden original o natural y el de procedencia. El primero indica que los documentos se organizan atendiendo el orden cronológico en que son producidos y el segundo que la organización tendrá en cuenta la oficina o unidad institucional que los creó.>

Diseño y desarrollo de la Gestión documental .Entendido como el conjunto de procesos, procedimientos, actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor que transforman elementos de entrada en resultados, con un enfoque en el servicio al usuario apoyado en el  sistema de calidad de la universidad.

Programa de Capacitación en Gestión documental. La universidad imparte capacitación necesaria a sus funcionarios en materia de Gestión Documental para garantizar el cumplimiento de la política institucional a través de un programa de capacitaciones a partir de conferencias, talleres o otras herramientas que afiance la cultura documental y buenas prácticas que fortalecen el compromiso de los funcionarios con los documentos, y den una gestión transparente y oportuna en cara con los procesos internos y externos de la UN, que se conecta con los diferentes servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia. Dicho programa debe estar articulado con el programa de capacitaciones de la Universidad en cabeza de la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo.>

Acceso y consulta de los documentos de la entidad mediante el Índice de información clasificada y reservada: El Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental es la instancia de la institución encargada de elaborar y mantener los índices actualizados de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados y reservados, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1712 de 2014 en su artículo 20. El índice incluye sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación. El índice de información clasificada y reservada es administrado por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, dependencia que se encarga de distribuir la información a la Oficinas de Gestión Documental de las Sedes.

El acceso a la información se realiza en todas las oficinas de Gestión Documental de Sede y oficinas productoras de documentos de acuerdo a los procedimientos de consulta documental elaborados para tal fin por la oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

Los depósitos de archivo satélites, centrales e históricos son espacios de acceso restringido, a los cuales sólo podrá acceder personal autorizado e informado en la base central de datos de permisos y accesos a los archivos, la cual es administrada por  la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. La base de datos será alimentada  por los Jefes de las oficinas de gestión documental de las sedes. La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio documental definirá en última instancia los accesos y controles con el fin de garantizar la salvaguarda del Patrimonio de la institución. Dicha restricción no aplica para el personal de los servicios de emergencia y atención de desastres.

El personal solo podrá ingresar con los equipos de protección personal, no se permite el acceso de bolsos, alimentos ni bebidas bajo ninguna circunstancia. Se deberá contar con un registro de acceso administrado por los secretarios de sede (para el caso de Sedes de presencia Nacional), jefes de las oficinas de gestión documental de la sede correspondiente (para el caso de archivos Centrales e históricos), y los jefes de oficinas responsables (para el caso de archivos satélites). 

Los funcionarios responsables de los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Concepto. Con base en el Acuerdo del AGN 27 de 2006, se entiende como Documento Electrónico de Archivo (DEA) el “Registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Los DEA pueden ser documentos electrónicos nativos (producidos electrónicamente), o documentos digitalizados (resultantes de la conversión de documentos físicos a documentos electrónicos).

Alcance. Los archivos y documentos que se encuentran en soportes electrónicos como bases de datos, sistemas institucionales de información, discos duros de equipos de cómputo de escritorio y portátiles, sistemas de administración de documentos, sistemas de mensajería electrónica, portales intranet y extranet, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio, cintas y medios de soporte, uso de tecnologías en la nube, hacen parte del patrimonio documental de la Universidad y de su sistema de Gestión documental y se someterán a la regulación del presente acuerdo y demás normas internas y externas especiales que se llegaren a expedir para su Gestión.

Se busca garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios que se requieren conservar en los Archivos históricos de la entidad y que aseguren la lectura,  administración, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos que sean producidos en uso de las funciones de las oficinas productoras de la Universidad Nacional de Colombia.  Los procesos  de gestión que generen documentos y expedientes electrónicos de la Universidad  deben aplicar esta política y el programa de tratamiento de documentos electrónicos

Apoyo de la Dirección nacional de informática y comunicaciones. Todas las iniciativas y actividades que se diseñen e implementen en materia de Gestión documental electrónica deberán apoyarse en la Dirección Nacional de Informática y comunicaciones o la oficina que haga sus veces.>

Estructura, Contexto y metadatos. La estructura está relacionada con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte. Existe una estructura física y una estructura lógica: La estructura física de un documento electrónico es variable y depende del hardware y el software; la estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo componen) lo hace inteligible. Para la Universidad Nacional de Colombia, la documentación electrónica que se incluye en el sistema de gestión documental se conservará  fundamentalmente la estructura lógica, y para ello será necesaria la información contenida en el documento, la relación del documento con la serie documental a la que corresponda y la actividad que generó el documento.

La información contextual vincula los documentos con el entorno administrativo y funcional (actividades y procesos) en que han sido producidos, así como a otros documentos, permite verificar la autenticidad, fiabilidad eintegridad de los documentos. Las funciones, los procesos de trabajo y el sistema de archivo forman parte del contexto de sus documentos. El contexto se conservará mediante elementos internos del documento mediante elementos externos que son lo metadatos.

La Oficina Nacional de Gestión y patrimonio Documental junto con la Dirección de Informática y Comunicaciones desarrollará los lineamientos para la construcción de los metadatos requeridos para su aplicación a los documentos electrónicos de la entidad, garantizando que describan el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión, accesibilidad y consulta a lo largo del tiempo de conservación estipulado en las TRD de la Institución. Se integrará al programa de tratamiento de documentos electrónicos de la Universidad.

Programa de tratamiento de Documentos electrónicos. La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental debe diseñar y mantener actualizado un programa que permita ser aplicado de manera continua en cualquier etapa del ciclo vital del documento para cada documento nacido electrónico en la Universidad deberá garantizar los siguientes parámetros (tomados de: Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective):

·  Autenticidad, entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido”, es decir, que un documento sea lo que pretende ser.

·  Fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna”, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.

·  Integridad, entendida como el hecho de que un documento esté completo y no pueda ser alterado.

·  Disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento. (Según lo establecido en la norma técnica ISO 15489-1 (Records Management).

·  Trazabilidad, entendida como el proceso necesario para conocer a través de metadatos de contexto, la información necesaria sobre el documento y sus autores responsables, desde su creación hasta almacenamiento en el archivo central o histórico.

El programa debe contener entre otros: el estado actual, panorama de riesgos, fases de implementación, herramientas, acciones y responsabilidades institucionales, estará articulado con el PGD UN de la Institución para garantizar su correcta ejecución en todos los niveles. Así mismo, debe estar integrado al Sistema de Gestión electrónica de Archivos de la Universidad Nacional (SGDEA UN); permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos electrónicos y su contexto y los formatos (de texto, imagen, Audio, video y contenedores) admitidos por la institución, tanto presentados por la ciudadanía como generados por la Universidad.

Sistema de Gestión Documental Electrónica de archivo. El SGDEA UN es un Sistema de Información que permitirá la digitalización, incorporación (desde: aplicaciones ofimáticas, correos electrónicos, fax y aplicaciones transaccionales), registro, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras (archivos de gestión), archivos centrales e históricos de la Universidad. Para ejecución de estos procesos el sistema cumplirá con las especificaciones de las normas técnicas y jurídicas vigentes en el país, así como las mejores prácticas de gestión documental.

La Universidad Nacional diseñará y gestionará el diseño y desarrollo del SGDEA UN por módulos para la administración electrónica de los archivos de la institución, a través del PGD UN trianual aprobado por la institución.

El SGDEA UN no podrá reemplazar los archivos que hayan sido creados en soporte papel y que tengan valores secundarios, estos deberán ser conservados en su soporte inicial.

Firma electrónica: Se entiende por firma electrónica los métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma. Cualquiera de los sistemas de firma disponibles en el mercado puede ser utilizado en la Universidad Nacional para firmar electrónicamente los mensajes de datos con los mismos efectos jurídicos. No existe ninguna restricción para usar solo ciertos dispositivos para determinadas operaciones.

Este es un desarrollo del principio de neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica.

La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si:

·  Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.

·  Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.

Por lo anterior, en la Universidad Nacional se pueden adoptar los mecanismos de firma electrónica provistos por Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) reconocidos en el mercado y adoptados o adaptados según lo dispuesto en el artículo anterior, como sustituto de la firma manuscrita para los trámites y procedimientos que se decidan incorporar en dicho sistema. Este tipo de tecnologías de firma pueden venir  incorporadas en el software de gestión documental, generan los mismos efectos que las firmas manuscritas o pueden ser adquiridos con una entidad certificadora.

No obstante, para el caso de documentos con importantes valores jurídicos o financieros (procesos judiciales, autorizaciones de gasto, documentos de tesorería), se considera la implementación de firmas digitales certificadas por un tercero de confianza, como mecanismo adicional de seguridad.

En todos los casos, la implementación de la Firma Electrónica a funcionarios de la Universidad será aprobada exclusivamente por la Secretaria General, previa recomendación del Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental y Concepto del la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones a la luz del valor de los documentos, su naturaleza y fines, y las características de los sistemas con los que cuenta la Universidad o los que adquiera a futuro para la gestión de sus documentos electrónicos. En este sentido, se podrán implementar firmas electrónicas con al menos una de estas características:

Firma digital: método electrónico de firma de documentos que permite garantizar sus atributos y equivalencia funcional con los documentos en soporte papel. Técnicamente deberá contemplar el conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permita garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje, no puede duplicarse ni puede ser imitada gracias al sistema que emplea basado en la criptografía.

La firma digital deberá emplear la función de llaves públicas y privadas, cada funcionario tendrá un par de llaves, una llave privada que requiere no ser revelada a nadie y una llave pública que se prefiere sea ampliamente conocida y distribuida. El funcionario podrá enviar mensajes cifrados con la llave pública del destinatario el cual descifra el mensaje empleado su llave privada, evitando así intercambio de llaves secretas exigidas por otras funciones criptográficas.

  • Entidades de Certificación. Según lo establecido por la ley 527 de 1999, La universidad aceptará a la entidad de certificación a la persona jurídica que previa autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio esté facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas. Dicha entidad entre sus obligaciones con la universidad  la de de ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como las que tienen que ver con las comunicaciones con base en firmas digitales.
  • Certificado digital. Son documentos digitales de identidad emitidos a un funcionario. La emisión está bajo la aprobación de la Secretaria General y la responsabilidad de una entidad de certificación debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio que garantiza los datos contenidos en el citado documento relativos al funcionario. Este documento digital vendríaa ser el equivalente a un documento de identidad, o pasaporte. Mediante un conjunto de claves asociadas a una identidad, un certificado sirve, entre otros, para identificarse ante terceros, previene suplantación de la identidad en Internet y garantiza la integridad del mensaje, este hecho lo convierte en herramienta clave para la identificación de las partes contratantes en el comercio electrónico. la Entidad de Certificación, será la responsable de emitir, con calidad técnica y de manera segura e irrepetible por otros medios o en otras circunstancias, el par de claves, pública y privada, que constituye el eje del certificado, así como de poner a salvo su propia clave privada, y garantizar la calidad técnica y jurídica del sistema informático.
  • Seguridad de la firma digital. El fundamento de la seguridad de la firma digital consiste en la dificultad de derivar la clave privada a partir de clave pública. No obstante, subsiste la posibilidad que un sistema de información pruebe con todas las posibles combinaciones de claves (dado que son simples números) hasta dar con la solución, sistema que se conoce con el nombre de fuerza bruta. Por tanto, la Secretaría General dispondrá cuando lo considere la necesidad de refrendar las firmas digitales de los mensajes de datos, agregándoles al mensaje de datos cuya firma esté perdiendo actualidad, una nueva firma con los estándares vigentes.
    Cuando el funcionario adquiere la posibilidad de firmar digitalmente, obtiene un certificado digital, es decir, se recibe una llave pública conocida por todos en la red, y una llave privada, solamente conocida por esta persona y que por tanto tendrá bajo su responsabilidad legal, fiscal y penal, el uso y control de la misma, la cual debe ser almacenada y protegida en un medio seguro, no podrá entregarla, cederla  a un tercero sin informar previamente a la Secretaria General de la Universidad.

METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS  DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA: Cada vez existe una mayor cantidad de información en formato digital que debe ser adecuadamente clasificada y descrita para garantizar sus valores y disponibilidad, uno de los propósitos de la Unidad Nacional de Archivo es dar a conocer importantes contenidos digitales de carácter histórico correspondientes al Fondo Documental de la Universidad Nacional y a diversas colecciones que se han recibido en donación, el objetivo es visibilizar estos contenidos y facilitar su consulta por parte de la comunidad universitaria e investigadores externos, para lo cual se requiere un sistema de descripción de los contenidos digitales (metadatos) compatible con las herramientas con que cuenta Universidad y acorde con estándares y requisitos nacionales e internacionales.

Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido  y la estructura  de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo[1], su importancia radica en que permiten la descripción, localización, recuperación y gestión de un recurso digital. La teoría y práctica de los metadatos tiene sus raíces en la catalogación de documentos impresos y consiste en la incorporación de texto para describir los  atributos de los documentos, dotándolos de significado, contexto y organización. La utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos son:[2]

Existe una estrecha relación entre los metadatos y la descripción archivística pues con ellos se busca precisamente describir los documentos para preservar su significado a lo largo del tiempo y facilitar su uso y gestión. En este sentido, las normas de descripción archivística, como ISAD(G), tienen gran coincidencia con los metadatos de gestión de documentos y deben ser tenidas en cuenta durante la formulación de proyectos de metadatos.

ESQUEMAS Y PERFILES DE METADATOS Cuando se aborda un proyecto de metadatos es importante conocer las diferencias entre un esquema de metadatos y un perfil de aplicación de metadatos.

Un esquema de metadatos describe los elementos de metadatos mínimos necesarios que contribuyen a quelosdocumentos sean auténticos, fiables, íntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo,garantizando su interoperabilidad. También se refiere a un conjunto de elementos[3].

Un perfil de aplicación define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un esquema. Mientras que el esquema establece conceptos, expresados por los propios elementos de metadatos, un perfil de aplicación agrega las reglas de la organización, las directrices para el uso de los elementos y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la compresión de los elementos.

Los perfiles de aplicación de metadatos se caracterizan por:[4]

Un perfil de aplicación debe indicar los esquemas en los que se basa y una relación de los elementos que utiliza con la descripción de los mismos. Solo se debería crear un esquema propio si no hay uno previo que se pueda aplicar.

La diversidad de materiales digitales, de instituciones que trabajan en el tema y de contextos de aplicación existentes, ha generado numerosas propuestas y esquemas de metadatos, varios de los cuales se analizaron para los propósitos de este documento, sin embargo, se presentan en detalle los modelos Dublin Core (DC) y el esquema contemplado en el Decreto 2609  de 2012 del Ministerio de Cultura de Colombia, el primero de ellos por ser uno de los más difundidos e implementados a nivel internacional y el segundo por ser directriz en esta materia para las Entidades del Estado Colombiano. Con base en estos dos esquemas se estructurará el perfil de aplicación de Metadatos para la Universidad.

DESARROLLO DEL PERFIL DE METADATOS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL: Luego del estudio de algunos de los principales esquemas de metadatos implementados en la actualidad, para la descripción de los recursos digitales de la Universidad Nacional se utilizará un perfil de metadatos basado en el esquema Dublin Core, complementado con algunos campos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura. El perfil propuesto también es compatible con los elementos esenciales de la norma internacional de descripción archivística ISAD(G), y lo dispuesto por la norma ISO 23081.

Características  del perfil

Estructura del perfil

El perfil de metadatos consta de 21 elementos. Dependiendo del tipo de información a describir, se dividen en:

·  Obligatorios (su uso es requisito absoluto, no puede faltar en el registro): 8 elementos.

·  Condicionales (su  uso  depende del  tipo  de  información que  se  esté describiendo y  su contexto): 10 elementos.

·  Opcionales (pueden utilizarse en circunstancias en que se requiera una descripción más detallada: 3 elementos.

En la siguiente tabla se presenta el listado de elementos que conforman el perfil de metadatos propuesto, con sus correspondientes condiciones de obligatoriedad

PERFIL DE METADATOS UNIVERSIDAD NACIONAL

ELEMENTO

OBLIGATORIEDAD

Obligatorio

Condicional

Opcional

Título

X

   

Creador

X

   

Materias y palabras clave

X

   

Descripción

   

X

Fecha(s)

X

   

Tipo de recurso

X

   

Formato

X

   

Identificador del recurso

X

   

Unidad Administrativa responsable

X

   

Idioma

 

X

 

Editor

 

X

 

Colaborador

 

X

 

Fuente

 

X

 

Relación

   

X

Cobertura

   

X

Derechos

 

X

 

Serie/sub-serie documental

 

X

 

Tipo documental

 

X

 

Estado

 

X

 

Contexto Procedimental

 

X

 

Contexto Tecnológico

 

X

 

Descripción de los elementos del Perfil:

 Nombre del elemento

Título

 Definición

Un nombre dado al recurso

 Obligación

Obligatorio.

 Comentario

El título es el nombre por el que se conoce formalmente el recurso, o el título atribuido en caso de que la unidad de descripción carezca de título formal

Si el título formal es largo, éste puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial.

 

 Nombre del elemento

Creador

 Definición

Entidad que es responsable principal de la elaboración del contenido del recurso

 Obligación

Obligatorio.

 Comentario

El creador de un recurso puede ser una persona, una organización o una unidad administrativa.

 

 Nombre del elemento

Materias y palabras clave

 Definición

Tema del contenido del recurso

 Obligación

Obligatorio

 Comentario

Normalmente la materia se expresa con palabras clave o descriptores que representen el tema del recurso.

 

 Nombre del elemento

Descripción

 Definición

Una descripción del contenido del recurso

 Obligación

Opcional

 Comentario

La descripción de un recurso puede ser un resumen, un índice de contenido, una explicación en texto libre, entre otros.

 

Nombre del elemento

Fecha(s)

 Definición

Fecha de un hecho relativo al ciclo de vida del recurso

 Obligación

Obligatorio

 Comentario

Normalmente la fecha se asocia con la producción (creación) del recurso. También puede referirse al momento en que el productor acumuló los documentos.

La práctica más recomendable para registrar el valor de la fecha, es la forma

AAAA-MM-DD (estándar ISO 8601).

 

Nombre del elemento

Tipo de recurso

 Definición

Naturaleza o género del contenido del recurso

 Obligación

Obligatorio

 Comentario

El tipo se refiere a términos que describen categorías generales, funciones o géneros del contenido.

 

Nombre del elemento

Formato

 Definición

Manifestación física o digital del recurso

 Obligación

Obligatorio

 Comentario

Normalmente el formato se refiere a los tipos de medios (soporte) o dimensiones de un recurso. El formato también puede usarse para identificar el software o hardware necesarios para visualizar el recurso u operar con él.

La dimensión de un recurso puede ser su tamaño o duración.

 

Nombre del elemento

Identificador del recurso

 Definición

Una referencia única al recurso dentro de un contexto determinado

 Obligación

Obligatorio

 Comentario

La práctica más recomendable es identificar al recurso por medio de una cadena de caracteres o un número conforme a un sistema estándar de identificación, como el URL (Uniform Resource Locator) o el ISBN (International Standard Book Number).

 

Nombre del elemento

Idioma

 Definición

El idioma del contenido del recurso

 Obligación

Condicional

 Comentario

La práctica más recomendable es usar los códigos de lenguas ISO-639 que define etiquetas de dos y tres letras para identificar el idioma principal.

 

Nombre del elemento

Editor

 Definición

Entidad responsable de que el recurso esté disponible.

 Obligación

Condicional

 Comentario

El editor de un recurso puede ser una persona o una organización.

 

Nombre del elemento

Colaborador

 Definición

Entidad responsable de realizar contribuciones al contenido de un recurso.

 Obligación

Condicional

 Comentario

Un colaborador puede ser una persona, una organización o una unidad administrativa.

 

Nombre del elemento

Fuente

 Definición

Referencia a un recurso del cual deriva el que se está describiendo.

 Obligación

Condicional

 Comentario

Un recurso puede derivar, total o parcialmente, de un recurso fuente el cual debe ser identificado para proporcionar información sobre la historia o conformación del recurso actual.

 

Nombre del elemento

Relación

 Definición

Referencia a un recurso relacionado.

 Obligación

Condicional

 Comentario

Se debe informar acerca de los recursos que se encuentren en la misma ubicación o en otro lugar y que tengan alguna relación con el recurso que se está describiendo.

 

Nombre del elemento

Cobertura

 Definición

Extensión o alcance del contenido del recurso.

 Obligación

Condicional

 Comentario

La cobertura puede indicar la localización espacial (un lugar), un período temporal (período, fechas o rango de fechas), o una jurisdicción (por ejemplo una entidad administrativa).

La práctica más recomendable es seleccionar un valor de un vocabulario controlado, por ejemplo del Thesaurus of Geographical Names (TGN), y usar preferiblemente nombres de períodos o lugares antes que identificadores numéricos.

 

Nombre del elemento

Derechos

 Definición

Información sobre los derechos contenidos en y sobre el recurso.

 Obligación

Condicional

 Comentario

La información sobre los derechos normalmente abarca los derechos de propiedad intelectual, derechos de autor y otros derechos relacionados con la propiedad y restricciones sobre el recurso.

 

Nombre del elemento

Unidad Administrativa responsable

 Definición

  Dependencia responsable de la gestión del recurso.

 Obligación

Obligatorio

 Comentario

La gestión del recurso abarca acciones como la organización, descripción, publicación o actualización de la información.

 

Nombre del elemento

Serie / Subserie documental

 Definición

Agrupación documental a la que pertenece el recurso. 

 Obligación

Condicional

 Comentario

Si el recurso que se describe forma parte del Fondo Documental de la Universidad, se debe identificar la Serie y subserie a la que pertenece.

El valor correspondiente se selecciona de las Tablas de Retención Documental (TRD) o de las Tablas de Valoración Documental (TVD), según el tipo de información.

 

Nombre del elemento

Tipo documental

 Definición

Nombre de la unidad documental correspondiente al recurso que se describe.

 Obligación

Condicional

 Comentario

Si el recurso que se describe forma parte del Fondo Documental de la Universidad, se debe identificar el Tipo Documental correspondiente de acuerdo con los valores de las TRD o TVD.

 

Nombre del elemento

Estado

 Definición

Referencia al estado de activo o inactivo del recurso que se describe.

 Obligación

Opcional

 Comentario

Para los registros bibliográficos, este campo describe el estado de publicación del recurso; respecto a documentos, se registra si el recurso se encuentra activo como parte del trámite al que pertenece, o se trata de un documento inactivo.

 

Nombre del elemento

Contexto procedimental

 Definición

Descripción de los procedimientos técnicos asociados al recurso que se describe.

 Obligación

Condicional

 Comentario

Este elemento, junto con sus subelementos, tienen como objetivo el mantenimiento de los atributos de un recurso a largo plazo, permiten mantener la trazabilidad de todo proceso al que se somete un documento digital (creación reproducción, migración de formato, emulación, etc), sus responsables y fechas de realización.

 

Nombre del elemento

Contexto tecnológico

 Definición

Descripción de características tecnológicas asociadas al recurso que se describe.

 Obligación

Condicional

 Comentario

En conjunto con el elemento anterior, se deben describir los elementos de tecnología (software, hardware) necesarios para la utilización o funcionamiento del recurso.

METADATOS DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL: El Diccionario de datos PREMIS define los metadatos de preservación como la información que un repositorio utiliza para llevar a cabo el proceso de preservación digital. En otras palabras, son el conjunto de metadatos destinados al mantenimiento de los atributos de un recurso a largo plazo, están asociados con cualquier tipo de información relacionada con la integridad del documento digital (procesos de creación y reproducción, responsables, procesos de verificación, etc), por tanto, permiten mantener la trazabilidad de todo proceso al que se somete un documento digital.

En la siguiente tabla se presenta el grupo de subelementos de preservación documental para la Universidad Nacional de Colombia:

ELEMENTO

SUBELEMENTO *

Contexto Procedimental

Nombre del proceso aplicado al recurso digital

Propósito del proceso

Persona que realizó el proceso

Persona que aprobó el proceso y fecha

Equipos utilizados

Programa informáticos utilizados

Etapas del proceso

Resultados

Normas o especificaciones empleadas

Fecha en que se terminó el proceso

Nombre del creador y fecha de creación de los metadatos

Persona que modificó los metadatos

Fecha de la modificación

Campo modificado

Contexto Tecnológico

Equipo requerido para el funcionamiento del recurso

Programa informático para el funcionamiento del recurso

Instrucciones de instalación especiales

*Los subelementos heredan las condiciones de obligatoriedad del elemento al cual pertenecen.

REPOSITORIO INSTITUCIONAL UN: El Repositorio Institucional UN, administrado por el Sistema nacional de Bibliotecas de la Universidad, almacena y mantiene información digital de la producción académica de la Universidad. El almacenamiento de la información se realiza a través de un proceso de “autoarchivo” en el que el autor del recurso diligencia los campos (metadatos) necesarios para publicar la información.

En términos generales, los campos definidos por el Repositorio Institucional coinciden con la propuesta de metadatos contenida en este documento, sin embargo, existe un grupo de elementos que deben adicionarse para garantizar, por ejemplo, la preservación de los recursos digitales que se incorporen al repositorio; este aspecto se trató en reunión con la Directora Nacional de Bibliotecas y el Ingeniero encargado de la parametrización del Repositorio, quienes indicaron que es viable la inclusión de los nuevos elementos que se requieran para el material documental. Una vez se apruebe la propuesta de metadatos para documentos electrónicos, deberá remitirse a la Dirección Nacional de Bibliotecas para realizar los ajustes pertinentes en el Repositorio.

La tabla de equivalencias entre los metadatos definidos en el Repositorio Institucional UN y los propuestos en este documento para la gestión documental, se presenta en el siguiente cuadro:

TABLA DE EQUIVALENCIAS

METADATOS GESTIÓN DOCUMENTAL – METADATOS REPOSITORIO INSTITUCIONAL UN


GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Alcance. Aplica a todas las comunicaciones oficiales que son recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad Nacional de Colombia,  independientemente del medio utilizado en las etapas de producción, recepción,  radicación, registro y distribución de las mismas.

Operación del servicio.La gestión de las comunicaciones oficiales de la institución debe entenderse como una función sistemática a cargo de las oficinas de gestión documental de las Sedes o secretarias de sede de presencia nacional, por tanto la administración de las comunicaciones oficiales es exclusiva de esas áreas y no podrán existir otras dependencias que controlen o coadministren las comunicaciones oficiales.

Las Oficinas de Gestión documental de las Sede y las secretarias de sede de las Sedes de presencia nacional deben contar como mínimo con  procedimientos estandarizados para la entidad, avalados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental,  que garanticen:

  • Recepción de las comunicaciones oficiales internas y externas: Las comunicaciones oficiales producidas por las unidades básicas de gestión académicas o administrativas de la Universidad (UBGA) o por un agente externo, que sean recibidas para su radicación, registro y distribución en ventanillas únicas destinadas para tal fin y de fácil acceso a la ciudadanía.
  • Radicación  y registro de las Comunicaciones Oficiales: Las comunicaciones oficiales se radican mediante la asignación de un número consecutivo único por sede, la fecha y la hora de recibo o envío, y se registran en la respectiva planilla manual o automatizada, consignando  el nombre del remitente o destinatario, radicación y anexos.  No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Se debe entregar un comprobante de radicación de manera inmediata al usuario. Los números de radicación serán reiniciados anualmente.
  • Clasificación de las comunicaciones oficiales por rutas o destinos: Se clasifican las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas de acuerdo con las rutas internas de distribución y los destinos externos.
  • Distribución las comunicaciones oficiales: De acuerdo con las planillas de registro y con las rutas y destinos se procede a la distribución de las comunicaciones oficiales a cada destinatario, dejando como constancia la firma de recibido en la planilla. Las Oficinas de Gestión  Documental de las sedes deben garantizar que la distribución sea oportuna en un tiempo no mayor a 8 horas hábiles desde la recepción de las mismas a nivel local  o los tiempos que disponga el operador logístico externo para el caso de comunicaciones nacionales e internacionales. La distribución de las comunicaciones oficiales externas podrán  administrarse por un operador logístico externo.
  • Control de Planillas: Se reciben las planillas de registro de comunicaciones oficiales, se organizan y conservan de manera unificada (física o electrónica) para realizar los controles necesarios.

Seguimiento.El Seguimiento a las comunicaciones oficiales se  enfocará en la firma de recibido de las planillas o guías de entrega de correspondencia físicas o electrónicas. Solo se utilizará la carta copia (con firma de recibido) en casos en los que la documentación requiera ser conservada en la dependencia de origen y se encuentre consignada en la TRD correspondiente.

Recursos. Las Oficinas de Gestión documental de las sedes y Secretarias de Sede de la Universidad deben velar por administrar de manera correcta y con los recursos necesarios la gestión de las comunicaciones oficiales de las sedes. Para lo cual deben gestionar con las oficinas de Personal de las sedes, la asignación y centralización del personal necesario así como el aseguramiento de la no duplicidad de funciones en otras dependencias. Se debe contar con el recurso de transporte necesario para la distribución del volumen de comunicaciones según la complejidad de la sede y la asignación de recurso financiero y de supervisión que permita administrar el envío de las comunicaciones a nivel nacional e internacional de manera centralizada por sede.

PROCEDIMIENTOS PARA LAIMPLEMENTACIÓN DEL PGD EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Planeación

U-PR-11.005.001 - Diseño construcción y aprobación de las políticas de la Gestión Documental

OBJETIVO: Establecer y actualizar las políticas de gestión documental  de la Universidad.

ALCANCE: Inicia con el diseño de políticas y termina  con su  divulgación en toda la entidad. Aplica para la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

U-PR-11.005.002 - Planeación de la Gestión Documental

OBJETIVO: Orientar el desarrollo de la gestión documental de manera armónica con las políticas, planes, programas, proyectos y realidades de la Universidad en todas sus sedes, de acuerdo con la naturaleza del patrimonio documental institucional, buscando el mejoramiento continuo de esta gestión, mediante la identificación de necesidades, la programación de metas viables, las directrices de la gestión documental y los recursos disponibles.

ALCANCE: Comienza con la identificación de las necesidades y requerimientos y termina con la ejecución de los planes, programas o proyectos. Aplica para la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, las Unidades de Gestión Documental y las Secretarías de Sedes de Presencia Nacional.

Producción

U-PR-11.005.006 - Capacitación a Productores Documentales

OBJETIVO: Promover en el personal que desarrolla o coordina actividades en gestión documental en las Sedes el reforzamiento de conocimientos y el desarrollo de habilidades que les permitan ejecutar con eficiencia los procesos asociados con la gestión documental en los archivos de gestión.

ALCANCE: Inicia con la identificación de las necesidades de capacitación en oficinas productoras documentales y finaliza con la evaluación de la capacitación. El procedimiento aplica para todas las Sedes de la Universidad Nacional de Colombia.

U-PR-11.005.003 – Seguimiento y evaluación a os archivos de gestión

OBJETIVO: Verificar a través de seguimiento puntual a las oficinas productoras de documentos, el cumplimiento de la aplicación de las Tablas de Retención Documental con el fin de garantizar la organización y mantenimiento de los Archivos de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia en cada Sede. 

ALCANCE: Este procedimiento inicia con el diagnóstico a las oficinas productoras de documentos y finaliza con el informe de resultados del seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental. Aplica para las Unidades de gestión documental de Sede, las secretaria s de sede de presencia Nacional, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

Gestión y Trámite

U-PR-11.001.010 - Elaboración y control de documentos

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia con el fin de facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.

U-PR-11.005.015 – Consulta y Préstamo documental

OBJETIVO: Atender las necesidades de información que requieran los usuarios, poniendo a su disposición la documentación contenida en los Archivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede, bien sea con fines administrativos, académicos, judiciales o de índole informativa y cultural.

ALCANCE: Comienza cuando una oficina productora de documentos, una Unidad de Gestión Documental o una Secretaría de Sede de Presencia Nacional, recibe  una solicitud de información de archivos  y finaliza con el reintegro de la documentación a su ubicación en el Archivo de Gestión, Central o Histórico. El procedimiento aplica para todas las oficinas productoras de documentos de la Universidad como responsables de sus respectivos archivos de gestión, Unidades de Gestión Documental y Secretarías de Sede de Presencia Nacional como responsables de los archivos centrales e históricos.

U-PR-11.005.016 – Reprografía documental

OBJETIVO: Facilitar el acceso y difusión de la información contenida en los archivos Centrales e Históricos de la Universidad, de igual forma proteger los documentos de carácter histórico en regular o mal estado de conservación para salvaguardar y difundir el patrimonio documental de la Universidad.

ALCANCE: Comienza con la elección del material documental a reproducir y termina con la entrega o disposición del material reproducido, este procedimiento aplica para todas las Unidades de Gestión Documental de la Universidad.

Organización

U-PR-11.005.009 - Elaboración y actualización de TRD

OBJETIVO: Elaborar y actualizar el instrumento archivístico esencial para la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos: Archivos de Gestión, Central e Histórico de la Universidad.

ALCANCE: Inicia con la compilación de la información institucional y termina con la convalidación de las Tablas de Retención Documental nuevas o actualizadas por parte del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación. Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que forman parte de la estructura orgánico – funcional de la Universidad.

U-PR-11.005.010 - Organización de Archivos de Gestión

OBJETIVO: Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo, con el fin de recuperar su orden original y cumplir la normatividad en gestión documental correspondiente.

ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las oficinas productoras de documentos de la Universidad. Se inicia con la clasificación  y agrupación de las series documentales por el personal responsable de la organización del archivo de gestión con base en las Tablas de Retención Documental y termina con elaboración del inventario documental y la verificación de la correcta organización del archivo de gestión.

Transferencias y disposición de documentos

U-PR-11.005.014 - Selección Documental

OBJETIVO: Seleccionar una muestra de documentos que no son misionales pero que se consideran de valor histórico para conservación total, de acuerdo con la disposición final señalada en las Tablas de Retención Documental aprobadas y las Tablas de Valoración Documental convalidadas.

ALCANCE: Este procedimiento comienza con la identificación de los documentos a seleccionar y finaliza con la transferencia de la muestra de documentos seleccionados al archivo histórico. Aplica para toda las Unidades de Gestión Documental y las Secretarías de Sede de Presencia Nacional.

U-PR-11.005.022 - Transferencias y Eliminaciones Documentales

OBJETIVO: Remitir los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de retención; Eliminar técnicamente los documentos de la Universidad de acuerdo con las Tablas de Retención y Valoración Documental con el fin de controlar el crecimiento de los archivo y dar movilidad al Sistema de Archivos de la Universidad.

ALCANCE: Inicia con la elaboración del plan anual de transferencias y  eliminaciones documentales y finaliza con la elaboración del Acta de Transferencia o Eliminación Documental. Aplica a todas las oficinas productoras de documentos (transferencias primarias) y Unidades de archivo de las diferentes sedes o Secretarías de Sede de Presencia Nacional (transferencias secundarias y eliminaciones)

Valoración

U-PR-11.005.024 – Donaciones documentales

OBJETIVO: Orientar el trámite y recepción de donaciones documentales y su administración al interior de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la solicitud del interesado en realizar una donación o legado documental y finaliza con la recepción de los documentos que el Comité de Archivo de la Universidad valore de interés para enriquecer el patrimonio del Alma Máter. Aplica para todas las dependencias interesadas en la gestión de donaciones documentales y en particular para las Unidades de Archivo Nacional y de Sedes y las Secretarías de Sedes de Presencia Nacional.

DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2015

Listado de  Oficinas productoras de documentos  de la Universidad Nacional de Colombia (Anexo N°1)

Soporte normativo

Se  encuentra  en  el Sistema de  información  Normativa  Jurisprudencial  y  de conceptos  de la  Universidad  nacional de  Colombia ( Régimen  legal),  donde  puede  ser  consultada  la  normatividad que  rige  en la  universidad.



[1] Norma ISO 15489-1 2001, cap. 3

[2] Norma UNE-ISO 23081 2008, cap. 5

[3] Norma UNE-ISO 23081

[4] Barrueco, José Manuel. Introducción a los Metadatos para las colecciones digitales.