Escudo de la República de Colombia

Como lo indica Marcuse: “Sin fantasía, toda teoría queda apegada al presente sin futuro”. De esa manera, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental presenta los resultados obtenidos en la vigencia 2014, En el año anterior, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental (ONGPD) hizo un viraje en cuanto a la gestión de Archivo. “Nos enfocamos en fortalecer una de nuestras principales fortalezas, ser la fuente primaria de información más importante del país en la construcción de saberes y como laboratorio de construcción de nación a través de los ideales de los personajes que han sido parte de la institución”. En ese sentido, las acciones se direccionaron en dos frentes fundamentales, uno es ser punta de lanza en los temas de aplicación de herramientas tecnológicas y tecnología necesaria que garantice el almacenamiento, control y disposición de la información y datos electrónicos que se crean en la universidad, los cuales han sido sobreexplotados con las nuevas tecnologías, y ser los garantes custodios del patrimonio documental de la entidad en nuestras sedes. A través de la puesta en valor de nuestro patrimonio actual el cual aporta al significado de nuestra identidad, con el fin de generar apropiación y con ello preservar la memoria. El enfoque se dio en cinco líneas de acción.

 Por Ramón García Piment

Con los resultados presentados, se fortalece por primera vez en una institución de educación superior, la apropiación por el patrimonio Documental y cerrar la brecha en temas de gestión documental electrónica que permitirá la automatización, simplificación de trámites y garantizar que la información de la institución sea salvaguardada desde su creación.

 

Políticas de Gestión documental

Reglamento general de gestión y patrimonio documental de la Universidad Nacional de Colombia

Entre los meses de mayo y agosto de 2014 se discutió y aprobó por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, la propuesta de Reglamento presentada por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. El reglamento de archivos de la Universidad Nacional de Colombia cuenta con una visión actualizada acerca del manejo documental y patrimonial y promueve el desarrollo, ejecución y adopción de este como un instrumento de carácter formativo, entregando orientación de normas internas y externas. Cuenta por primera vez con títulos dedicados: a) la protección del patrimonio documental, que se constituye en el primero en ser normado en una entidad pública diferente al Ministerio de Cultura- Archivo General de la Nación; b) gestión documental electrónica, el cual contiene el direccionamiento y accionamiento de la firma electrónica en la institución, responsables, mecanismos y usos y c) gestión de las comunicaciones oficiales de la institución. Es el reglamento un recurso práctico y eficiente para ser utilizado por los distintos actores de la comunidad universitaria.

 

Protocolo de transferencia de datos análogos a digitales en la Universidad Nacional de Colombia

En el mes de mayo de 2014, el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental aprobó que se reglamentará el protocolo de transferencia de datos análogos a digitales como un procedimiento eficiente para la digitalización de documentos (o Creación de Originales Digitales) dentro de Universidad Nacional de Colombia, el cual recoge las bibliografías con su conclusiones más vigentes, apropiándolas para mejorar las prácticas actuales y adatándolas a la nueva estrategia para el manejo de la información electrónica diseñada en la Oficina Nación de Gestión y Patrimonio Documental, aplica a los Documentos Electrónicos que sean digitalizados de un documento análogo (considerados Originales Electrónicos), ya que los Documentos Analógicos (considerados Originales en Papel, Cinta, Película, etc) deben preservarse según sus características de presentación o sustrato.

 

Programa de gestión documental PGD

En el mes de agosto se aprobó el PGD parcial de la Universidad Nacional de Colombia, el cual tiene una vigencia 2015- 2019 de acuerdo a que se debe complementar y armonizar con el futuro plan global de desarrollo que se realice en la próxima administración. Con la aprobación de este programa y su correspondiente socialización se da cumplimiento a los requerimientos de orden normativo interno y externo, y se permite articular las políticas, estrategias y técnicas de archivo con la realidad del acervo documental y d la consecución de recursos financieros, tecnológicos a través de un esquema de enfoque con las oficinas de Planeación de las sedes.

 

Plan Institucional de Archivos PINAR

En el mes de Junio se presentó, socializó y aprobó (en agosto) el plan institucional de archivos de la universidad, el cual tiene como propósito fundamental, el direccionamiento y unión de esfuerzos sistémicos entre todas las unidades de archivo de la institución. En ese sentido se ha empezado a trabajar en cinco líneas de acción que se trabajan a partir de objetivos y metas específicas medibles anualmente.

 

Plan de medios de patrimonio documental.

En el mes de mayo, se presentó y aprobó en el Comité Nacional de Gestión Documental dicho plan que ha permitido garantizar la difusión unificada y estandarizada para el plan de medios enfocado al patrimonio documental de la institución con el fin de servir como estrategia de valoración y apropiación del acervo patrimonial al nivel nacional, la coordinación el grupo editorial que permitió focalizar a nivel regional los Pioneros del Saber, así como direccionar los personajes regionales y nacionales a los que se les aplicó el programa re descubre la memoria. Ese plan permitió diseñar y estandarizar un procedimiento unido al Plan de Donaciones Nacionales.

 

Plan de manejo y prevención de desastres en gestión documental.

Desde el mes de marzo de 2014, se inició la construcción del plan de manejo y prevención de desastres para archivos de la institución, el cual se inició con la realización de un diagnóstico de riesgos general de los archivos y/o colecciones identificables en todas las todas las sedes, con corte a junio de 2014 conforme a la información que sea solicitada a los responsables de archivo, siempre y cuando ésta sea oportuna, completa y confiable, y que sirva de base para la formulación del Plan de Prevención de Desastres y como propuesta para un Programa de Diagnóstico Integral de los Archivos como parte de la creación del Sistema Integrado de Conservación del Archivo de la Universidad Nacional de Colombia. El Plan de Prevención de Desastres y Panorama o mapa de Riesgos fue presentado y aprobado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental en agosto de 2014, como una herramienta práctica para la institución que contiene las acciones que los mitiguen o eliminen, teniendo en cuenta las condiciones reales de los archivos, sus necesidades de tipo locativo, mobiliario, personal capacitado, materiales y equipos para el control ambiental y almacenamiento documental adecuados, de conservación documental, de programas de saneamiento y monitoreo biológico y de presupuesto para la atención de emergencias.

 

Protección del patrimonio documental UN

Puesta en valor del patrimonio documental ante entidades nacionales y/o internacionales

Se logró una nominación internacional: En el mes de marzo se presentó ante la UNESCO a través del programa "memoria del mundo" las colecciones de Manuel Ancízar y José Jerónimo Triana para inscripción en el Registro Memoria del Mundo, una lista de colecciones de bibliotecas y de fondos de archivos de relevancia mundial para promover el patrimonio documental de valor universal. Las nominaciones se presentaron directamente a la sede central en Paris. Se obtuvo como resultado el pasado 22 de diciembre la nominación de Manuel Ancizar fue incluida en la lista de Memoria del mundo para el área de Latinoamérica y del Caribe (MOWLAC Number 2014-69) y sugerida para ser nominada a nivel mundial en la próxima sesión del comité de registros Unesco, por su impacto a nivel mundial.

Se postularon dos colecciones como Bienes de interés cultural del ámbito Nacional ante el Ministerio de Cultura, en colaboración directa con la Dirección del Archivo General de la Nación. Las propuestas son las de a) José Jerónimo Triana y b) las Láminas anatómicas de Fransesco Antommarchi, El proceso no solo busca la inscripción de la candidatura de esas dos colecciones como BIC sino la construcción de una metodología para la candidatura de bienes de interés cultural de archivo en el país. La universidad Nacional es así, un referente en el tema.

 

Conformación del Portal de Archivos Universitarios PAU:

Entre los meses de marzo y noviembre de 2014 se configuró el Portal de Archivos Universitarios y de instituciones de la memoria de Latinoamérica (PAUL), como un proyecto concebido por la Universidad Nacional de Colombia, destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Histórico Documental de un conjunto de instituciones universitarias y centros de memoria, tanto públicas y privadas que se encargan de conservar sus archivos en una red digital que permita la accesibilidad, unificación y desclasificación de la información para servicios de la investigación. El proyecto PAU es un proyecto abierto dinámico interinstitucional que sirve como marco de introducción y de difusión del patrimonio cultural documental de universidades de Latinoamérica. En el mes de noviembre se presentó la propuesta ante 25 universidades Colombianas y al Archivo General de la Nación, en el marco del Primer Coloquio sobre buenas prácticas en gestión documental, en Cartagena.

Busca resaltar las colecciones personajes pioneros de conocimiento y en general toda la información que permite recuperar preservar y conservar la memoria documental de las instituciones que se vinculan con esta iniciativa. Los integrantes de estos proyectos de difusión archivística pueden tener carácter público privado que sea concebido en un marco de cooperación triangular. Para ello, se ha establecido desde diciembre de 2014 un primer grupo de participación activa entre las direcciones de archivo de las universidades Nacional, Javeriana y los Andes. Una vez establecidos los parámetros de participación cooperativa, accede la información de manera independiente y descentralizada, con plena autonomía de los contenidos. El portal permitirá el uso compartido de servidores, aplicativos y tecnología necesaria para el respaldo, copias de seguridad y garantía de accesibilidad a la información en cualquier condición que requiera el portal.

 

Programa Redescubre la Memoria:

El programa re-descubre la memoria se gesta en la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio documental en el año 2014, de acuerdo a la experiencia sostenida durante 12 años en la División de Archivo de la Sede Bogotá, tiene como propósito la gestión de donaciones documentales de personajes que hayan construido conocimiento, investigación desde la institución, su vida, dedicación y experiencia desde sus diferentes líneas de trabajo que impulsaron el desarrollo de la educación en Colombia, y que hacen parte de esa historia Institucional, así como el impulso a proponer una serie de acciones para la formulación, orientación y control de las políticas en pro de la recuperación, conservación y salvaguarda del patrimonio documental de la Universidad y de la Nación.

Con base en el programa redescubre la memoria, se presentó y enriqueció el patrimonio documental de la institución con las siguientes nueve (9) donaciones: José Félix Patiño; Gabriel Bernal; Ernest Rothlisberger; Luis Guillermo Aycardi; Gonzálo Duque; Emma Araujo (incluye Urich Lobër); Jorge Mora; Alfonso Carvajal y Fonoteca UN.

 

Programa de difusión radial Pioneros del Saber:

Los archivos de las Instituciones están en la obligación de promover su función social que conlleva en enaltecer, conservar y preservar esta memoria colectiva y generar de forma voluntaria con procesos que acrediten las obras en un contexto patrimonial y así contribuir al fortalecimiento del capital documental patrimonial; generando esa confianza perseguida que debe ser una misión de los archivos. Con ello se busca potenciar el sentido de pertenencia por el patrimonio, y de esta manera lograr que el ciudadano del común se sienta parte de la memoria. "Somos transmisores de sabiduría", y por consiguiente tenemos el deber de mostrar los archivos que no hayan sido divulgados y que requieren ser parte de instituciones que puedan darle la valoración a dicha información y, por consiguiente, el reconocimiento histórico que se merecen, ya que estos permitirán enlazar a las investigaciones en temas que se conecten de forma mágica con la historia de un país.

Es así, como en el mes de marzo se presentó, aprobó y desarrollo el programa radial Pioneros del Saber, que se plantea bajo la reflexión y la necesidad de visibilizar y rescatar el acervo documental de pioneros del conocimiento de la Universidad Nacional de Colombia en el país y busca a través del desarrollo de cada programa, poner en valor el legado de un compendio de personajes notables; hombres y mujeres que en su trasegar en la Institución y en sus diferentes áreas de especialidad, aportaron desde el pensamiento moderno a la construcción del proyecto de nación desde la academia.

Se realizaron las acciones necesarias para realizar convenios de difusión con los medios radiales del programa Pioneros del Saber, que se hicieron efectivas las emisiones en las ciudades de Bogotá y Medellín, con (36) emisiones de periodicidad semanal, dedicadas a presentar la vida y obra de 14 pioneros del saber, se entrevistaron a 42 personas en las ciudades de Bogotá, Manizales, Medellín y Cartagena. Según Unradio, el programa es uno de los que cuenta con mayor audiencia en la emisora.


Programa de exposiciones documentales

El programa permitió realizar las acciones necesarias para el desarrollo de exposiciones a nivel nacional gracias al programa “ida y vuelta” de la Dirección de patrimonio cultural y museos de la Universidad Nacional de Colombia. Se realizaron 3 exposiciones en la Sede Bogotá y una exposición en la Sede Medellín (esta última bajo iniciativa de la Jefe de la Sección de Gestión Documental de la Sede Medellín), con acompañamiento de la Agencia de noticias UN

 

Programa HUELLAS

La Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio documental ha apoyado el concepto de colección huellas (Diseñado por la Dirección de Unimedios), que busca rescatar el legado que han dejado investigadores y docentes en su paso por la Universidad. Cumplen también con el doble propósito de desarrollar sentido de pertenencia a partir del enaltecimiento de nuestra tradición académica, a la vez que destaca la contribución que en sus 148 años de historia ha hecho al país. En la misma colección se consideran piezas que destaquen el trabajo cotidiano de los docentes e investigadores mediante la visibilización de sus apuntes y bocetos que en muchas ocasiones permanecen ocultos1.

En ese sentido, se ha entregado a Unimedios la reseña patrimonial e imágenes de 23 personajes de las Sedes Bogotá, Medellín y Manizales, como aporte al proyecto de difusión.

 

Sistema de gestión documental electrónica

Modelo piloto de oficinas cero papel.

Desde el mes de junio se ha trabajado de manera conjunta con la Vicerrectoría General (Calidad), Gerencia Administrativa y Financiera (División Nacional de Servicios Administrativos) en la formulación y pruebas piloto para la implementación del programa de reducción de papel y servicios en línea en la gestión contractual de la Universidad Nacional de Colombia, en ese sentido se ha avanzado en el análisis funcional y técnico de tres aplicativos implementados por oficinas de diferentes sedes de la Universidad en la gestión contractual y precontractual, la realización de una propuesta de simplificación de trámites en la gestión contractual de la Universidad a partir de la revisión de seis procedimientos relacionados.

Esta iniciativa aportará en 2015 las herramientas necesarias para el desarrollo del Sistema de gestión electrónica de archivos, pues los componentes y requerimientos funcionales de la misma, se gestan desde la iniciativa planteada y luego de la evaluación de impacto e indicadores que genere.

 

Estudio de Interacción entre el sistema de Calidad y el Sistema de Archivo de la Universidad

Se presentó y avaló2 un estudio que permite la interacción entre los dos sistemas a través de una metodología que permite el análisis simultáneo de actualización de TRD y elaboración de procedimientos en las dependencias y procesos de la institución. El estudio de interacción en referencia, logra de inmediato poder reforzar el análisis teniendo los componentes de normatividad aplicable a los procesos, las TRD que a través de sus series y/o subseries documentales y tipologías documentales que se integran de forma asertiva con los registros que se encuentran en los procedimientos y con el control documental que se ve reflejado en la norma NTC-GP 1000 norma de calidad que acoge la entidades educativas del estado. En ese sentido, las TRD de la institución que sean actualizadas, estarán articuladas con los procedimientos de la misma.


Modelo de preservación digital de la Universidad Nacional

Se presentó y aprobó en el CNGPD un modelo de preservación documental basado en el modelo internacional OAIS (Open Archival information system), que permite adaptar y guiar a la institución a la modernización, unificación en infraestructura de los sistemas de información electrónica de la Universidad, garantizando la conservación, seguridad y manejo de la información y datos electrónicos que se constituyen como el archivo de la institución. Apoyo a las labores de custodia, conservación y acceso del Archivo Histórico.

La propuesta permite dar el paso de la primera fase de preservación digital para la institución pues en ella se expone la estructura de los lineamientos (plan de acción), una referencia del estado actual, basado en los estudios al Sistema de Información Académica y Hermes, un panorama general de riesgos, y unas fases de implementación. En la segunda fase (a desarrollar en el 2015) se define un modelo específico para la institución, que permite identificar los metadatos necesarios, los puntos de acceso aprobados, los estándares de metadatos, la adopción de los formatos permitidos y generados por la institución.

 

Cooperación interinstitucional

Comité Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior CNAIES

Desde el mes de abril de 2014, se cuenta con la representación de la Universidad en calidad de Secretaría General del CNAIES, cuerpo colegiado de asesoría al Archivo General de la Nación normalizado mediante el Decreto 2578 de 2012, el cual facilita el desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de la política archivística, a partir de la cual el AGN ha venido trabajando en la construcción de documentos técnicos necesarios, para dinamizar la función archivística en el territorio nacional.

En ese sentido, se realizaron 4 sesiones presenciales, con participación de 25 IES en promedio, la segunda sesión se realizó en la Universidad Nacional y la cuarta sesión se realizó como clausura de la propuesta presentada e impulsada por este despacho, del PRIMER COLOQUIO NACIONAL DE BUENAS PRACTICAS EN GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL, evento que se desarrolló en la Sede de la Universidad Tecnológica de Bolívar en Cartagena y se presentaron 21 ponencias de Archivos de universidades (tres de ellas por parte de la Universidad Nacional de Colombia); tres conferencias magistrales de Diego Navarro (Universidad Carlos III. España), Jaime Bernal Villegas (UTB. Colombia); y Germán Mejía Pavonny (Universidades Javeriana y Nacional), se presentaron los avances en el desarrollo de lineamientos, políticas, buenas prácticas y desarrollos en la gestión documental enfocada en los valores misionales de las mismas, razón por la cual cada día se encuentra una mayor apropiación y conocimiento específico en la forma como se debe abordar los objetivos o asuntos misionales de las IES.

 

Ponencias y representaciones internacionales

Durante la Vigencia 2014, la universidad fue representada en dos eventos internacionales, en primera instancia en el mes de septiembre en Chile (Santiago), en el 1er seminario interdisciplinario sobre Archivos en Chile, con la ponencia EXPERIENCIAS EN LA RECUPERACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Evento organizado por la Dirección Nacional de Bibliotecas, Archivos y Museos de Chile y la Universidad de Chile.

La segunda representación se presentó en el mes de octubre ante el Centro de formación de la Cooperación española en la Antigua- Guatemala, desarrollando los modelos de descripción archivística para Latinoamérica. Evento financiado y auspiciado por la Agencia de Cooperación Española del Ministerio de Cultura de España.

Los resultados de las participaciones se encuentran en primera instancia en la inclusión de las conclusiones y direccionamientos en los programas de la Universidad Nacional, tales como: Reglamento de Archivos; Portal de Archivos Universitarios; Modelo de preservación digital y programa Pioneros del Saber; y en segunda instancia en la visibilización que a nivel internacional se da al archivo de la Universidad Nacional, al considerar que en los dos eventos se contó con la participación de representantes de archivos universitarios de 25 países iberoamericanos y al menos 45 instituciones de la memoria.

 

Implementación de la Gestión Documental

Programa de capacitación en gestión documental

Se desarrollo el programa nacional de capacitación en gestión documental, el cual se presentó ante la Dirección de personal de la Universidad a fin de ser incluido en los programas de capacitación de la institución. Con este programa se garantiza la difusión unificada y estandarizada de manera integral, a través de actualización del conocimiento, habilidades, destrezas y desempeño generando competencias técnicas en la responsabilidad asignada de organización de archivos con la aplicación de Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración documental y demás aspectos que contribuyan a la gestión y patrimonio documental. También permite definir los derroteros generales para la universidad sin olvidar la dinámica de cada sede.

 

Apoyo intersedes en aplicación de TRD Y TVD.

El desarrollo de esta actividad se fundamenta en la aplicación metodológica de tres pasos fundamentales: Revisión de los documentos e instrumentos técnicos existentes, capacitación a las Sedes y a las oficinas del Nivel Nacional y Visitas y acompañamiento en el proceso de aplicación de TVD y TRD. En este sentido se conceptualizó desde la oficina bajo la premisa de estandarización y homologación con todas las sedes que se evidencia en la aplicación de formatos unificados, conceptos generales para todos los niveles. Se realizaron visitas de acompañamiento a las sedes Bogotá, Medellín y Manizales.

 

Actualización de TRD y aprobación de eliminaciones documentales.

Durante la vigencia se actualizaron: la caracterización de procesos, procedimientos, y formatos necesarios para poder presentar y aprobar ante el CNGPD las eliminaciones documentales, actualizaciones de TRD de la institución, de manera centralizada. En ese sentido se presentaron los siguientes avances: Actualización de TRD: se presentaron 23 propuestas de las cuales se aprobaron 19 TRD, las cuales actualizan a su vez otras 56 TRD en todos los niveles de la institución. Eliminaciones documentales: Se presentaron 51 solicitudes (35 de la sede Medellín y 7 de la sede Bogotá), de las cuales se aprobaron 42 solicitudes. Adicionalmente, se ajustó y aprobó la Codificación para las TRD de la institución.

En este sentido, el estado del arte en gestión documental, se resume así: Tablas de Retención documental de la institución: 568TRD3 de las cuales 422TRD se encuentran al día.

 

Actualización de procedimientos, guías y protocolos de manejo documental

Se realizó la actualización, estandarización y homologación en todos los niveles de la institución a los cuatro procedimientos más empleados por las dependencias de archivo. Ellos son: Donaciones documentales, Elaboración y actualización de TRD, Transferencias y eliminación documental, y Aplicación de Tablas de Valoración documental. Sobre ellos se ajustaron y estandarizaron en todos los niveles, los formatos requeridos para el desarrollo de dichos procedimientos. Se socializó dichos ajustes mediante circulares de sociabilización y cumplimiento.

 

Administración de contenidos Web.

Se desarrolló el sitio web de la dependencia el cual permitirá encontrar de manera unificada la publicación de los instrumentos señalados por el Archivo General de la Nación como mecanismo de información, transparencia y participación ciudadana: Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Programa de Gestión Documental , Inventarios de eliminaciones documentales

Así mismo, permitirá la publicación de los demás documentos e información que requiere divulgar la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental para el cumplimiento de su misión, entre ellos: Guías e instructivos, Protocolos, Inventarios documentales, Procedimientos, Capacitaciones on-line y Registro de colecciones. La oficina se encuentra en espera de realizar el lanzamiento oficial de la nueva página web con los contenidos descritos, el próximo 2 de marzo de 2015.

Fin de la nota

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Durante la vigencia 2014, se elaboraron tres (3) propuestas de políticas, cinco (5) propuestas de modernización, tres (3) planes, cinco (5) programas, un (1) proyecto y cuatro (4) ponencias, así como la socialización para la implementación de las mismas en todos los niveles de la institución.

1 Tomado de Documento de la oficina de proyectos Estratégicos de Unimedios. Paula Mayorga.2014.

2 A Vicerrectoría General- Calidad

3 Sin datos de las sedes Manizales y Amazonía.